La ofimática permite automatizar los procedimientos y tareas que se realizan en una oficina. La mayoría de las actividades que se realizan manualmente en una oficina pueden ser automatizadas o asistidas por las herramientas ofimáticas. El término "ofimática" deriva de la unión de las palabras "oficina" e "informática".
Las herramientas ofimáticas cumplen diversas funciones, como por ejemplo:
- Gestión de datos: cálculo y procesamiento de datos mediante computadoras.
- Almacenamiento de información: mediante dispositivos de almacenamiento de datos.
- Intercambio de datos: por medio de redes locales y conexión a Internet.
- Planificación: organización de las actividades del personal mediante la administración de cronogramas de trabajo, sincronización de reuniones y planificación de reuniones.
Por lo general, las herramientas ofimáticas se comercializan en formato de suite ofimática, también llamada suite de oficina, paquete que engloba los múltiples programas de software que permiten realizar las tareas que normalmente se llevan a cabo en una oficina. Básicamente, las herramientas ofimáticas que incluye una suite ofimática son las siguientes:
- Procesador de textos: permite editar, dar formato e imprimir información escrita. Se emplean para generar todo tipo de documentos de texto, como informes, cartas o cualquier otra información escrita.
- Hoja de cálculo: permite organizar y almacenar datos, así como realizar cálculos numéricos utilizando funciones, números, operadores matemáticos y operadores lógicos. Se utilizan para análisis estadístico y financiero.
- Base de datos: permite almacenar y gestionar grandes volúmenes de información estructurada.
- Presentaciones: permiten diseñar presentaciones mediante diapositivas con imágenes, audio, vídeo y textos. Se suelen emplear para exposiciones, charlas, conferencias, reuniones y presentaciones de productos.
- Gráficos: permiten trabajar con gráficos de mapa de bits y gráficos vectoriales, así como realizar gráficos de gestión, tales como diagramas, estadísticas, organigramas o esquemas.
En muchas ocasiones las suites de oficina disponen de programas adicionales, como por ejemplo:
- Utilidades: agenda, calculadora, organizador personal.
- Programas de comunicaciones: correo electrónico, correo de voz, mensajería, fax, videoconferencia.
- Gestión de proyectos.
- Autoedición.
- Herramientas PDF.
- Contabilidad y finanzas.
- Gestor de bibliografía.
- Gestor de colecciones.
En la actualidad se hace uso intensivo de las herramientas ofimáticas en todas las organizaciones, empresas e instituciones, así como en el ámbito doméstico y académico, para acceder, procesar y compartir la información de forma eficiente.